Сучасний бізнес повністю побудований на договірних відносинах. Вочевидь, що договори необхідно враховувати, контролювати їх зміст, забезпечувати виконання. При невеликому обсязі договорів компанія може обходитися «ручним» урахуванням, однак при досягненні певної кількості договорів або укрупнення організації питання про автоматизацію ведення договорів постає досить гостро.
З автоматизацією фінансової сторони договірної діяльності (виписка рахунків, накладних, контроль оплат і т.д.) непогано справляються спеціалізовані програми (наприклад, 1С). Що ж стосується обліку договорів як документів, контролю змісту та етапів виконання договірних зобов'язань, то на ринку немає недорогого універсального рішення.
Для малого та середнього бізнесу оптимальним рішенням є "Мобільний офіс". Ця система вирішує завдання обліку договорів, ведення бази контрагентів, обліку оплат, заборгованостей, контроль термінів, друк по налаштованим шаблонами (договорів, рахунків, накладних, актів і т.д.), контроль поетапного виконання, ведення архіву приєднаних матеріалів. У програмі передбачені різні типи робочих місць (менеджер, директор, виконавець та ін.)
Реєстр договорів. Основна функція системи - облік договорів будь-яких типів. Система дозволяє вести кілька організацій, створювати базу контрагентів, визначати види робіт, терміни виконання, посередника і субпідряд. Електронний журнал договорів може повністю скасувати паперовий вигляд і заощадити використання паперу на 30%.
Контроль виконання. Система дозволяє організувати процес виконання договірних зобов'язань, призначити відповідальних і проконтролювати виконання. При цьому хотілося б відзначити, що перехід по етапах не обтяжений обов'язковими актами і підтвердженнями. Також чудовим доповненням є збереження зауважень в електронному вигляді замість того, щоб запам'ятовувати менеджерам всі нюанси і конфлікти.
Облік оплат. Хоча система не позиціонується як бухгалтерська, в ній передбачено блок оплат. Для мінімального обліку передбачені: сума договору, передоплата, оплати, друк рахунку, акту виконаних робіт, складання звіту по заборгованостям.
Пошук. Швидкий і зручний пошук - це одна з найважливіших функцій електронного офісу. Знайти договір можна за значенням будь-якого з реєстраційного поля. На підставі пошуку можна також складати звіти і виконати аналіз.
Ведення архіву документів. Організація архіву документів в електронному вигляді одна з переваг сучасних систем. До договору можна прикріпити його відсканований вид, супутні матеріали з електронного носія, поетапні результати.
Звіти. Друк і експорт в офісні пакети є невід'ємними функціями системи електронного журналу договорів. формування паперових журналів, звітів і запитів відбувається в найбільш популярних офісних пакетах Microsoft Word/Excel і OpenOffice.
Захист інформації.
Ми приділяємо захисту інформації та запобігання спотворення даних велику увагу. Це
питання може не виникнути, якщо встановлено одне локальне робоче місце. Але при налаштуванні
системи на весь офіс і/або роботі поза офісом потрібно продумати політику захисту даних.
1) Захист системи і фізичних даних забезпечує безперервну працездатність
системи. В цьому випадку захищати треба апаратну частину (комп'ютери, сервери,
обладнання) та фізичні файли (бази даних і файлові сховища) від пошкодження,
несанкціонованого доступу, а також вживати заходів регулярного резервного копіювання.
2) Захист даних - це забезпечення цілісності та достовірності даних системи.
Організовується програмними засобами за рахунок розмежувань прав користувачів і
авторизованого входу в систему. До складу системи включений модуль управління цими даними.
3) Людський фактор. Практика показує, що найбільшу загрозу для інформації
представляють саме внутрішні порушники - співробітники компанії, що мають доступ до
інформації. І чим вище рівень доступу, чим більше прав у співробітника на роботу з
інформацією, тим потенційно більшої шкоди цей співробітник може завдати інформації
і відповідно організації. Адже якщо у співробітника є доступ на читання і
редагування інформації, значить, по необережності її можна спотворити і видалити,
а при певному намірі - вкрасти, підмінити, знищити (в залежності від
переслідуваних цілей). Робота в даному напрямку включає:
• підвищення загальної комп'ютерної грамотності співробітників;
• проведення навчання роботі з програмним забезпеченням;
• ознайомлення співробітників з їх посадовими обов'язками і відповідальністю за дії в системі;
• призначення адміністраторів, відповідальних за безпеку.
Автоматизація ведення договорів для землевпорядних організацій (2012).
Види договорів, картка договору, шаблони документів, етапи робіт і порядок узгодження
відповідають специфіці роботи цих підприємств.
Супровід договорів для інститутів землеустрою (2012).
Система повністю враховує особливості ведення договорів цих організацій.
Це відбивається на видах договорів, картці договору, шаблонах документів,
етапах робіт. Також програма доповнена модулем ведення архіву документації
в ел.вигляді і обмінних файлів. Для спрощення контролю оплат програма
автоматично імпортує журнали з 1С.
Наші рішення в області ведення договорів мають привабливу вартість і доступні як дрібним, середнім підприємствам, так і великим організаціям. Ви можете замовити готовий програмний продукт або індивідуальне рішення, необхідне саме вам.
