Документообіг в різних масштабах існує на будь-якому підприємстві. І грамотна організація процесів багато в чому визначає ефективність всієї роботи. Сучасні технології покликані спростити реєстрацію документів, їх обробку, пошук і аналіз.
Наші рішення в області документообігу/діловодства відрізняються легкістю і зручністю роботи і при цьому містять весь необхідний набір інструментів.
Введення і реєстрація. Реєстрація - це підтвердження факту отримання документа шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням номера та записом основних даних про документи. Система дозволяє реєструвати будь-які типи документів: звернення, запити, листи, скарги і т.д., що вимагають обліку та виконання.
Контроль виконання. Це одна з найважливіших функцій діловодства. Контролювати можна терміни виконання та хід виконання. Терміни виконання призначаються при реєстрації листа, і в подальшому система сигналізує, коли листи прострочені і за 10 днів до завершення терміну. Контроль за ходом виконання (передано на відділ, розписано на співробітника, відпрацьовано) дозволяє керівнику (секретарю) відповісти на питання: на який стадії й у чиїх руках документ. Крім того, аналізуючи ці дані, можна підвищити якість виконання.
Пошук. Пошук документа - це одна з найважливіших функцій діловодства. Знайти документ можна за значенням будь-якого з реєстраційного поля. Результат пошуку можна як переглянути на екрані, так і вивести на друк.
Ведення архіву. Організація архіву документів в електронному вигляді також одна з переваг сучасних систем. До зареєстрованому документу прикріплюється його відсканований вид, супутні файли з електронного носія і інші матеріали.
Звіти. Друк і експорт в офісні пакети є невід'ємними функціями системи електронного діловодства. Формування паперових журналів, лицьових карток, звітів і запитів відбувається в найбільш популярних офісних пакетах Microsoft Word/Excel і OpenOffice.
Захист інформації.
Захист інформації можна розділити на кілька рівнів:
1) Захист системи і фізичних даних забезпечує безперервну працездатність
системи. В цьому випадку захищати треба апаратну частину (комп'ютери, сервери,
обладнання) та фізичні файли (бази даних і файлові сховища) від пошкодження,
несанкціонованого доступу, а також вживати заходів регулярного резервного копіювання.
2) Захист даних - це забезпечення цілісності та достовірності даних системи.
Організовується програмними засобами за рахунок розмежувань прав користувачів і
авторизованого входу в систему. До складу системи включений модуль управління цими даними.
3) Людський фактор. Практика показує, що найбільшу загрозу для інформації
представляють саме внутрішні порушники - співробітники компанії, що мають доступ до
інформації. І чим вище рівень доступу, чим більше прав у співробітника на роботу з
інформацією, тим потенційно більшої шкоди цей співробітник може завдати інформації
і відповідно організації. Адже якщо у співробітника є доступ на читання і
редагування інформації, значить, по необережності її можна спотворити і видалити,
а при певному намірі - вкрасти, підмінити, знищити (в залежності від
переслідуваних цілей). Робота в даному напрямку включає:
• підвищення загальної комп'ютерної грамотності співробітників;
• проведення навчання роботі з програмним забезпеченням;
• ознайомлення співробітників з їх посадовими обов'язками і відповідальністю за дії в системі;
• призначення адміністраторів, відповідальних за безпеку.
Автоматизована система для філій державного земельного кадастру (2009).
Діловодство було адаптовано під облік руху обмінних файлів, виконання, аналітики і звітів.
Ведення діловодства в електронному вигляді для державних органів земельних ресурсів (2010).
Відповідність
нормативним актам з ведення діловодства.
Автоматизована система ведення чергового кадастрового плану та реєстрації для
територіальних органів Держкомзему згідно з указами №749 і №1021 (2011).
Діловодство забезпечило реєстрацію та облік заяв від громадян і організацій на
виконання адміністративних послуг; друк журналів, заявок, рахунків.
Автоматизоване електронне діловодство для Держкомзему в Запорізькій області (2012).
Забезпечення єдиного інформаційного простору для всіх територіальних підрозділів
і управлінь Держкомзему в режимі онлайн.
Наші рішення в області електронного документообігу мають привабливу вартість і доступні як дрібним, середнім підприємствам, так і великим організаціям. Ви можете замовити готовий програмний продукт або індивідуальне рішення, необхідне саме вам.
