Деловодство

Документооборот в разных масштабах существует на любом предприятии. И грамотная организация процессов во многом определяет эффективность всей работы. Современные технологии призваны упростить регистрацию документов, их обработку, поиск и анализ.

Наши решения в области документооборота\деловодства отличаются легкостью и удобством работы и при этом содержат весь необходимый набор инструментов.

Возможности

Ввод и регистрация. Регистрация - это подтверждение факта получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Система позволяет регистрировать любые типы документов: обращения, запросы, письма, жалобы и т.д., требующие учета и исполнения.

Контроль исполнения. Это одна из важнейших функций деловодства. Контролировать можно сроки исполнения и ход исполнения. Сроки исполнения назначаются при регистрации письма, и в дальнейшем система сигнализирует, когда письма просрочены и за 10 дней до завершения срока. Контроль за ходом исполнения (передано на отдел, расписано на сотрудника, отработано) позволяет руководителю (секретарю) ответить на вопросы: на какой стадии и у кого находится документ. Кроме того, анализируя эти данные, можно повысить качество исполнения.

Поиск. Поиск документа - это одна из важнейших функций деловодства. Найти документ можно по значению любого из регистрационного поля. Результат поиска можно как просмотреть на экране, так и вывести на печать.

Ведение архива. Организация архива документов в электронном виде также одно из преимуществ современных систем. К зарегистрированному документу прикрепляется его отсканированный вид, сопутствующие файлы с электронного носителя и другие материалы.

Отчеты. Печать и экспорт в офисные пакеты является неотъемлемыми функциями системы электронного деловодства. Формирование бумажных журналов, лицевых карточек, отчетов и запросов происходит в наиболее популярных офисных пакетах Microsoft Word/Excel и OpenOffice.

Защита информации. Защиту информации можно разделить на несколько уровней:
1) Защита системы и физических данных обеспечивает непрерывную работоспособность системы. В этом случае защищать надо аппаратную часть (компьютеры, серверы, оборудование) и физические файлы (базы данных и файловые хранилища) от повреждения, несанкционированного доступа, а также принимать меры регулярного резервного копирования.
2) Защита данных - это обеспечение целостности и достоверности данных системы. Организуется программными средствами за счет разграничений прав пользователей и авторизированного входа в систему. В состав системы включен модуль управления этими данными.
3) Человеческий фактор. Практика показывает, что наибольшую угрозу для информации представляют именно внутренние нарушители - сотрудники компании, имеющие доступ к информации. И чем выше уровень доступа, чем больше прав у сотрудника на работу с информацией, тем потенциально больший вред этот сотрудник может нанести информации и соответственно организации. Ведь если у сотрудника есть доступ на чтение и редактирование информации, значит, по неосторожности ее можно исказить и удалить, а при определенном умысле - украсть, подменить, уничтожить (в зависимости от преследуемых целей). Работа в данном направлении включает:
• повышение общей компьютерной грамотности сотрудников;
• проведение обучения работе с программным обеспечением;
• ознакомление сотрудников с их должностными обязанностями и ответственностью за действия в системе;
• назначение администраторов, ответственных за безопасность.


Опыт внедрения



Подробная информация про АСУ ЦДЗК

   Автоматизированная система для филиалов государст- венного земельного кадастра (2009). Деловодство было адаптировано под учет движения обменных файлов, исполнения, аналитики и отчетов.




Подробная информация про Деловодство

   Ведение деловодства в электронном виде для государст- венных органов земельных ресурсов (2010). Соответствие нормативным актам по ведению деловодства.




Подробная информация про Дежурный кадастровый план

   Автоматизированная система ведения дежурного кадаст- рового плана и регистрации для территориальных органов Госкомзема согласно указам №749 и №1021 (2011). Деловодство обеспечило регистрацию и учет заявлений от граждан и организаций на выполнение административных услуг; печать журналов, заявок, счетов.

   Автоматизированное электронное деловодство для Госкомзема в Запорожской области (2012). Обеспечение единого информационного пространства для всех территориальных подразделений и управлений Госкомзема в режиме онлайн.


Стоимость

Наши решения в области электронного документооборота имеют привлекательную стоимость и доступны как мелким, средним предприятиям, так и крупным организациям. Вы можете заказать готовый программный продукт или индивидуальное решение, необходимое именно вам.

© 2012-2018 Stargis Все права защищены. Допускается использование материалов при условии ссылки на сайт